• 구매 채널을 일원화하다

    그동안 기업에서 MRO 소모성 자재의 구매 활동은 인력과 비용이 낭비되는 대표적인 영역이었습니다. 구매의 중요성에 비해 시스템화 되어 있지 않고 주먹구구식으로 이루어져 왔기 때문이죠~

    2000년대 이전만 해도 기업의 모든 공장에서는 팀 별로 A4용지 하나까지 각자 알아서 구입해야만 했습니다. 이에 따라 거래하는 단순 소모성 자재 업체만도 몇 백, 몇 천 개에 달했는데, 한 달에 단 1건만을 거래하는 소규모 업체도 적지 않았습니다.
    무엇보다 최대 18단계에 걸친 복잡한 구매 절차로 단순 소모품도 일일이 수작업으로 진행되어 소중한 시간을 들여가며 구매할 수 밖에 없었습니다.

    구매가 체계화 되어 있지 않았던 기업들은 2000년대에 들어오면서부터 구매관리 서비스를 도입하기 시작했고, 공장 내 각 팀 별로 각각 구매하던 소모성 자재를 구매관리 서비스를 통해 구매하게 되었습니다. 여러 명의 담당자가 존재하고 통일되어 있지 않던 구매 채널을 일원화하여 체계적인 관리가 비로소 시작된 것이죠~

    시스템으로 효율적인 구매 시간을 잡아라

    구매관리기업에 물품을 공급하는 협력사들은 그 동안 대기업 구매팀의 결정에 따라서 움직였습니다. 그 이유는 모든 업무가 구매 담당자의 판단에 의해 진행됨으로써 투명성과 공정성, 업무 효율성이 담보되지 못했기 때문입니다.

    또한 모든 구매 업무를 사람이 하다 보니 구매 담당자는 현장에서의 구매 요구를 접수하게 되면, 관련 협력사들에게 일일이 전화와 팩스를 이용해 발주 사실을 전달해야 하는 등 업무량이 많았습니다. 또 협력사들의 경우에는 먼저 견적 가격을 제출할 경우 노출될 가능성을 인지해 견적서 제출을 늦추는 경향도 발생했어요.

    그러나 온라인을 기반으로 한 구매관리 서비스는 가격정보, 표준납기, 실적정보, 청구정보 등이 포함된 구매 프로세스를 전산화함으로써 발주 소요시간도 단축되고 청구생성, 구매접수 및 입고 과정 등이 실시간 통합 관리되어 시간 및 비용의 간소화에 기여한 것이 많았습니다.

    이처럼 전통적 방식의 구매 업무(협력사와의 가격 협상, 계약체결, 납기ㆍ결품 관리, 대금지급 등)는 구매관리 서비스를 통한 온라인 시스템화로 진행하게 되면서 구매 효율성을 증대시킬 수 있었습니다.

    One Click 구매로 주문이 빨라지다

    전자상거래 산업의 탄생은 기업의 구매 업무 프로세스에도 많은 변화를 가져오게 하였습니다. 기존에는 오프라인 유통상을 두고 전화와 팩스, 종이로 이루어지던 구매 업무가 인터넷을 통해 One-Stop으로 주문 결재가 이루어지는 형태로 바뀌었기 때문이죠.

    즉, 협력사와의 입찰, 견적, 주문 등의 모든 구매 관련 프로세스가 전화에서 인터넷 주문으로 바뀌었고, 개별 종이 계산서의 정산이 인터넷을 통한 전자결재로 자동화 되었습니다.

    이러한 변화는 구매관리 서비스를 통해 기업 고객들에게 구매관리 시스템을 제공하기 때문입니다. 또한 물품을 공급하는 협력사에도 자동화 솔루션을 제공하게 되었습니다.

    D사는 구매관리 서비스를 도입한 후 근무환경이 많이 바뀌었습니다. 직원들 누구나 인터넷에 접속해 수천 가지에 이르는 소모성 자재를 직접 선택해 구매할 수 있는 변화를 경험한 것이죠~

    과거에는 필요한 품목이 있으면 메모해 두었다가 각 팀 별로 구매팀에 한꺼번에 요청해 물품을 받았습니다. 팀 별로 구매 요청된 리스트가 취합되어 구매가 이루어지다 보니 늦어지면 최대 열흘이 소요되기도 했고, 당장 필요한 물품이어도 구매팀 담당자의 주문 일이 지나야만 받을 수 있었던 것입니다.

    하지만 구매관리 서비스가 도입된 이후로는 개인별로 필요 시 수시로 인터넷에서 구매함으로써 주문 후 2~3일이면 바로 받아 볼 수 있게 되었습니다. 각 팀별로 구매 리스트가 취합되는 시간, 구매팀 담당자가 구매하는 시간 등 불필요한 과정이 생략되며 구매 절차가 빨라질 수 있었던 것입니다.

    이를 통해 구매 업무 프로세스가 단축됨은 물론 각종 전표작업의 축소를 통해 각종 서류가 없어졌습니다. 또한 구매관리 서비스는 상품관리, 의사결정 관리, 원가분석 및 절감실적 보고 기능 등이 제공되어 단순하게 물품을 공급받는 구매에서 경영의 주요 정보를 제공하는 경영의 핵심요소로 바뀌게 되었습니다.

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